FAQ Forprev

Cette FAQ (foire aux questions) permet de répondre aux principales questions qui se posent lors de l'utilisation de Forprev.
Constituée à partir des questions adressées au support Forprev, elle couvre environ 70% des demandes formulées par les utilisateurs de Forprev.

Connexion à Forprev

Demande initiale d'habilitation

Sessions de formations

Gestion des formateurs

Modifications du tronc commun et des habilitations

Renouvellement des habilitations



************************* CONNEXION A FORPREV ***********************

 1.1  A quoi correspond le numéro Forprev ?
Le numéro Forprev, composé de 3 lettres et 5 chiffres, est un numéro unique, appelé aussi identifiant ou login, et attribué à chaque personne recensée dans l'application : formateurs, stagiaires, correspondants d’entité, …
Pour les utilisateurs de Forprev, c’est-à-dire les personnes qui peuvent se connecter à l’application, le numéro Forprev sert d'identifiant unique de connexion, quel que soit le nombre de profils de l'utilisateur (formateur, utilisateur, Correspondant Entité Habilitation, Correspondant Entité Associée,…) même si il est utilisateur pour plusieurs établissements. Si un utilisateur possède plusieurs numéros forprev, il est préférable de demander à l'administrateur national de fusionner toutes les caractéristiques de l'individu sur un seul identifiant


 1.2  Où en est l'instruction de ma demande initiale ? Je n'ai pas reçu le login de connexion
Votre demande va dans un premier temps être traitée par votre Caisse de rattachement, et dans un deuxième temps par la CNH (Commission nationale d’habilitation).
Si votre habilitation est validée, vous recevrez vos identifiants de connexion Forprev sur l’adresse mail que vous avez indiquée.

 1.3  Je n’arrive pas à me connecter sur Forprev, la page ne s’affiche pas
Si vous rencontrez un problème vous empêchant de vous connecter, vous pouvez réaliser plusieurs manipulations qui devraient vous permettre d’afficher la page :
  • Vérifiez que votre entreprise ne connaît pas de perturbation réseau
  • Vérifiez que vous possédez une version à jour de votre navigateur web
  • Videz le cache (supprimer l'historique) de votre navigateur(*)
  • Supprimez les cookies de votre navigateur (*)
  • DéclarezForprev comme un site de confiance (*)
  • Changez de navigateur web (Google chrome, Mozilla, etc...)
* se reporter au guide de votre navigateur

 1.4  Je possède un numéro Forprev, comment obtenir un mot de passe ? (procédure mot de passe oublié)
Pour vous connecter à votre compte Forprev, vous avez besoin de 2 éléments :
   - un identifiant : c'est votre numéro Forprev,
   - un mot de passe, qui vous est envoyé par mail.

Si vous ne possédez pas ce mot de passe, ou si vous l'avez égaré, vous devez utiliser la procédure "mot de passe oublié" :
   - connectez-vous sur ce lien : Connexion à Forprev
   - cliquez sur le bouton [Mot de passe oublié]
   - pour le "login" : saisissez votre numéro Forprev ; pour l'adresse mail : saisissez l'adresse que vous avez choisie pour votre compte Forprev
   - vous recevez dans votre boite mail un message de renouvellement de votre mot de passe : cliquez sur le lien contenu dans ce message
   - sur la page qui s'ouvre, cliquez sur le bouton [Confirmer] : vous confirmez ainsi votre volonté de changer de mot de passe
   - vous recevez alors, dans votre boîte mail, un autre message contenant votre nouveau mot de passe provisoire. Attention : ce nouveau mot de passe n'a qu'une durée de vie de 24 heures ; vous devez donc vous connecter rapidement à votre compte avec ce mot de passe provisoire (en respectant bien la saisie des majuscules et minuscules), et le remplacer par le votre.

Rappel : votre mot de passe doit contenir au minimum 7 caractères, dont au moins une majuscule et un chiffre.

 1.5  Je n'arrive pas à changer de mot de passe car l'adresse mail liée à mon compte Forprev n'est pas la bonne
Vous n'avez pas reçu votre mot de passe ou vous l'avez égaré. De plus, vous ne vous rappelez plus quelle adresse mail vous avez indiqué dans votre compte Forprev.
Il vous est donc impossible d'utiliser la procédure "mot de passe oublié" décrite dans la question précédente.
Vous devez alors joindre le support Forprev (contact@forprev.fr) qui pourra changer votre mot de passe dans votre compte Forprev. Ce qui vous permettra de réaliser la procédure "mot de passe oublié"



************************* DEMANDE INITIALE D'HABILITATION ***********************

 2.1  Je ne suis pas habilité, comment effectuer une demande initiale d'habilitation ?
Sur la page d’accueil du site Forprev (www.forprev.fr), cliquez sur le bouton [Demandez un compte provisoire] et remplissez le formulaire.
Un compte Forprev provisoire sera créé, et vous recevrez les identifiants de connexion par mail.
Une fois connecté sur votre compte provisoire, renseignez les éléments suivants :
   - Tronc commun (informations sur l'entité habilitée et, au besoin, les entités associées)
   - Habilitation(s) (informations sur vos habilitations et vos formateurs).
Pour valider votre demande provisoire et pouvoir la transmettre à votre Caisse de rattachement, vous devez impérativement saisir tous les champs obligatoires (champs suivis d'un astérisque) du tronc commun et des habilitations. Les autres champs sont aussi importants pour l'instruction de votre demande et montrent votre degré d'implication.
Vous devez également envoyer à la Caisse, par voie postale, les documents demandés dans le "Cahier des charges - Dispositions générales" et le "Cahier des charges - Dispositions spécifiques de l'habilitation" (rubrique Formation du site www.inrs.fr)

La procédure détaillée est décrite dans le mode d’emploi en ligne : Comment effectuer une demande initiale d'habilitation

 2.2  Que signifie le «nombre d’échelons» dans le formulaire Tronc commun ?
Forprev distingue :
   - l'entité habilitée : l’organisme de formation, ou l’entreprise, qui dépose la demande d’habilitation et sera porteur de cette habilitation
   - l'entité associée : organisme ou entreprise rattaché à l’entité habilitée et qui bénéficie de l’habilitation portée par celle-ci
Dans Forprev, l’entité habilitée et les entités associées constituent une hiérarchie, allant jusqu'à 3 niveaux, et reproduisant celle de l’organisme de formation ou de l’entreprise.
Il y a 3 niveaux d'échelons disponibles :
    • 1 échelon : uniquement une entité habilitée,
    • 2 échelons : une entité habilitée et une ou plusieurs entités associées d’échelon 2,
    • 3 échelons : une entité habilitée, une ou plusieurs entités associées d’échelon 2 et des entités associées d’échelon 3 rattachées aux entités d’échelon 2.
Si le champ «Nombre d’échelons», présent dans le tronc commun, est égal à 1, il est impossible d’ajouter une entité associée.
Il faut ajouter les entités d’échelon 2 avant celles d’échelon 3.

Si une entité est déjà habilitée et souhaite ajouter des entités associées dans son compte Forprev, cette demande devra être instruite par le réseau Assurance maladie / INRS (Caisse de rattachement puis CNH).

Description complète dans le mode d’emploi en ligne : Comment effectuer une demande initiale d'habilitation (partie 4 : Remplir le tronc commun)
 2.3  Où en est l'instruction de ma demande initiale, car je n’ai toujours pas reçu de réponse
Si vous êtes un organisme de formation ou une entreprise du régime général, votre demande va dans un premier temps être traitée par votre Caisse de rattachement, et dans un deuxième temps par la CNH (Commission nationale d’habilitation).
Si vous êtes un organisme hors régime général, une collectivité territoriale, une collectivité locale ou un organisme de formation national, votre demande sera traitée directement par la CNH.
Dans tous les cas, la CNH prononce l'avis définitif d'habilitation. La CNH se réunissant tous les 2 mois, il y a en général un délai de 4 mois entre la transmission de la demande et la décision finale.
Si votre habilitation est validée, vous recevrez par mail vos identifiants de connexion Forprev.
Si toutefois vous souhaitez savoir précisément où en est votre demande, vous pouvez vous adresser à votre Caisse de rattachement.

 2.4  Quelles sont les pièces obligatoires à fournir lors de l'envoi d'une demande initiale ?
Les pièces obligatoires à fournir sont indiquées dans le "Cahier des charges - Dispositions générales" et le "Cahier des charges - Dispositions spécifiques à une habilitation". Ces pièces sont à envoyer par courrier postal.
La lecture de ces cahiers des charges, ainsi que la lecture du document de référence de l'habilitation sont des préalables indispensables à une demande d'habilitation.
Vous pouvez télécharger les cahiers des charges, présent sur le site www.inrs.fr : Rubrique Formation du site www.inrs.fr.
Vous devez également imprimer, remplir et envoyer par courrier postal le courrier d'initialisation de la demande, généré par Forprev lors de la transmission

 2.5  On me demande de saisir un formateur référent pour envoyer ma demande initiale. Que dois-je faire ?
Un formateur référent, et un seul, doit être enregistré pour chaque habilitation.
Dans votre compte Forprev affichez l’habilitation, puis dans le détail de la rubrique "formateurs", choisissez un formateur et sélectionnez OUI dans le champ «Référent».

 2.6  Le courrier généré lors de la transmission de ma demande initiale est illisible et ne contient que des caractères cabalistiques
Il arrive parfois que le logiciel générant les fichiers PDF crée des fichiers illisibles suite à un dysfonctionnement temporaire. Au bout de quelques heures, ou au plus tard le lendemain, le fonctionnement redevient normal.
Dans ce cas, contactez le support Forprev (contact@forprev.fr) qui vous renverra votre demande et vous permettra ainsi de régénérer correctement votre courrier.



************************* SESSIONS DE FORMATION ***********************

 3.1  Les certificats générés contiennent uniquement des signes cabalistiques illisibles
Il arrive parfois que le logiciel générant les fichiers PDF crée des certificats illisibles suite à un dysfonctionnement temporaire.
Dans ce cas, il suffit d’attendre quelques heures, ou au plus tard le lendemain, pour régénérer les certificats : sur l'écran donnant la liste des participants, sélectionner le ou les stagiaires concernés, puis cliquer sur le bouton [Générer certificats].

 3.2  Comment modifier les données d’un stagiaire sur une session clôturée ?
Vous pouvez modifier le nom du stagiaire en accédant à la rubrique "Sessions > Stagiaires", puis en le recherchant soit par son numéro Forprev, soit par son nom.
Sélectionnez ensuite la ligne correspondant au stagiaire pour en afficher le détail. Il vous est alors possible de modifier son nom, son prénom et sa date de naissance, ainsi que la civilité.
Après avoir enregistré les modifications, vous devez cliquer sur le bouton [Générer certificats] pour obtenir une version à jour du certificat.

 3.3  Puis-je ajouter un stagiaire sur une session déjà clôturée ?
Oui, en cas d'oubli il est possible d’enregistrer un stagiaire après la clôture de la session, mais cela générera une anomalie de «modification après clôture». Cette anomalie est une simple alerte et ne perturbe pas la gestion de la session.
Accédez à la liste des participants de la session, puis cliquez sur le bouton [Ajouter participant]. Renseignez les informations sur le stagiaire ainsi que son résultat puis cliquez sur [Enregistrer].
Depuis la liste des participants, cochez la ligne correspondant au stagiaire nouvellement créé puis cliquez sur [Générer certificats].

 3.4  A quoi correspondent les anomalies d’ouverture et de clôture de session ?
Les anomalies d'ouverture ou de fermeture de session sont générées dans les cas suivants :
   - ouverture tardive d'une session (moins de 15 jours avant le début de la session),
   - renseignements obligatoires non saisis avant le délai d'ouverture de la session : dates, heures, lieux et formateur,
   - clôture d’une session alors que le formateur est enregistré sur deux sessions simultanément,
   - clôture tardive (plus de 30 jours après la fin de la session),
   - clôture alors que le référencement du formateur n’est pas à jour.

Les anomalies d’ouverture et de clôture sont de simples alertes : elles ne perturbent absolument pas la gestion de la session.

 3.5  Quand je veux clôturer ma session, un message d’erreur me signale que des champs obligatoires ne sont pas renseignés
Pour clôturer une session, il faut que les informations concernant la session (et pour chaque séquence si la session est multi-séquences) soient complètes : adresse, dates, formateur, etc. (tous les champs marqués d’une étoile).
Il faut aussi que tous les résultats des participants soient enregistrés (succès ou échec). Si plus de 10 participants sont enregistrés, veillez à ce que le résultat des participants affichés sur la deuxième page du tableau «Participants» soit bien renseignés.



************************* GESTION DES FORMATEURS ***********************

 4.1  Un formateur a suivi un stage MAC (mise à jour des connaissances). Que faire pour mettre à jour son certificat ?
Pour mettre à jour le recyclage d'un formateur suite à un stage MAC, il y a plusieurs cas possibles :
- l’inscription au recyclage est déjà enregistrée dans Forprev : le CEH (correspondant d’entité habilité) de l’organisme employant ce formateur doit référencer le nouveau certificat obtenu à l’issue de la session de recyclage ;
- l’inscription au recyclage n’est pas enregistrée dans Forprev et le formateur est déjà inscrit sur Forprev : transmettez au support Forprev (contact@forprev.fr) ses N° Forprev, prénom, nom et en pièce jointe une photocopie de son attestation de stage ;
- l’inscription au stage de recyclage n’est pas enregistrée dans Forprev et le formateur n’est pas encore inscrit sur Forprev : le CEH doit d’abord déclarer la qualification dans Forprev, puis référencer le formateur.

 4.2  J’ai plusieurs n° Forprev (ou identifiants) à mon nom : que dois-je faire pour n'en avoir qu’un seul ?
Dans ce cas, veuillez transmettre au support Forprev (contact@forprev.fr) vos nom, prénom, date de naissance et différents numéros Forprev afin que nous puissions procéder à la fusion des comptes.
A l'issue de cette fusion, le seul compte subsistant portera toutes vos qualifications et tous vos rattachements.

 4.3  Comment référencer un formateur qui n’a pas encore de certificat Forprev ?
Afin d’enregistrer un formateur, le CEH (correspondant d’entité habilitée) passe par une «déclaration sur l’honneur» qui nécessite 2 étapes :
   - déclaration des qualifications,
   - référencement des qualifications.
Le formateur recevra ses identifiants Forprev à l’adresse email qui aura été indiquée lors de cette déclaration sur l’honneur.

La procédure détaillée est décrite dans le mode d’emploi en ligne : CEH - Gestion courante du compte Forprev (partie : Gérer les formateurs)

 4.4  Je suis formateur Forprev mais je n’ai pas les autorisations pour déclarer des sessions dans mon compte formateur
Si vous obtenez un message d’erreur quand vous déclarez une session de formation, vérifiez que vous êtes bien référencé par un organisme de formation ou par une entreprise. Ce référencement est visible sur votre compte Forprev, dans le menu «Outil > Personnel > Mes rattachements».
Vous ne pouvez pas déclarer de session de formation tant que l’entité habilitée pour laquelle vous travaillez ne vous a pas :
  - référencé,
  - autorisé à déclarer des sessions.
Dans ce dernier cas, contactez le CEH (correspondant entité habilitée) de votre organisme de formation (ou de votre entreprise) pour qu'il vous donne le droit de déclarer des sessions.

 4.5  Je suis formateur, comment puis-je obtenir mon n° Forprev et mon propre compte Forprev ?
La création de votre compte Forprev en tant que formateur peut se faire de 3 manières :
1) Vous êtes formateur au sein d’un organisme de formation ou d’une entreprise qui dispose déjà d’une habilitation Forprev : rapprochez-vous de cet organisme en lui présentant votre carte actuelle de formateur, il déclarera votre qualification dans Forprev. Suite à cette action, vous recevrez par mail vos identifiants de connexion.
2) Vous allez suivre une session de formation de formateurs auprès d’un organisme qui dispose d’une habilitation Forprev : l’organisme dispensant la formation vous inscrit en tant que stagiaire. Suite à l’obtention de votre qualification de formateur, vous recevrez vos identifiants de connexion par mail.
3) Vous travaillez au sein d’une entreprise ou d’un organisme de formation qui n’est pas encore habilité à dispenser des formations relevant du domaine/niveau pour lequel vous êtes certifié : l’entreprise ou l’organisme de formation doit saisir une demande initiale d’habilitation ou une demande supplémentaire d’habilitation et vous inscrire comme formateur. Suite à la validation de la demande d’habilitation par la CNH (Commission nationale d’habilitation) vous recevrez par mail vos identifiants de connexion. .

 4.6  Comment supprimer une qualification d’un formateur saisie par erreur dans Forprev ?
Il n’est pas possible de supprimer une qualification d’un formateur une fois celle-ci enregistrée.
Dans ce cas, veuillez adresser un mail au support Forprev (contact@forprev.fr) pour signaler l’erreur afin que nous puissions rendre obsolète la qualification saisie par erreur.

 4.7  Pouvez-vous m'envoyer mon certificat de formateur ?
Vous pouvez générer vous-même votre certificat de formateur FORPREV.
Connectez-vous sur votre compte Forprev et cliquez sur le menu « Outils > Personnel > Mes qualifications » : vous affichez l’ensemble de vos certificats. En cliquant sur le numéro de votre certificat (lien souligné) vous le téléchargez sous forme de fichier PDF.

 4.8  Un formateur a quitté l'entreprise : comment le supprimer de mon compte Forprev ?
Vous êtes CEH (Correspondant d’entité habilitée) et vous souhaitez supprimer un formateur de votre compte Forprev.
Connectez-vous à votre compte Forprev et utilisez le menu «Référentiels > Formateurs > Rattacher/Détacher Formateurs». Dans le tableau qui s'affiche, il suffit, pour le formateur en question, de décocher la case «Rattaché» et d’enregistrer.



************************* MODIFICATIONS DU TRONC COMMUN ET DES HABILITATIONS ***********************

 5.1  Peut-on modifier la raison sociale, le siret ou l’adresse du tronc commun ?
L'adresse de l'entité est directement modifiable par le CEH (correspondant d'entité habilitée) dans l'écran "Tronc commun".
La raison sociale de l'entité habilitée ne peut pas être modifiée par le CEH ; il faut contacter le support Forprev (contact@forprev.fr) qui pourra réaliser cette opération.
Par contre, le CEH peut modifier la raison sociale des entités associées via le menu "Référentiels > Entités associées > Mes entités associées".
Le SIRET n'est pas modifiable. Dans Forprev, le SIRET est considéré comme une simple clé unique, indispensable pour la gestion de la base de données. Si l'entité habilitée change de SIRET, celui-ci n'est pas modifié dans Forprev.

 5.2  Puis-je ajouter et rattacher une entité associée à mes habilitations ?
L’ajout d’une entité associée entraîne une nouvelle instruction de votre dossier par le réseau Assurance maladie / INRS.
Pour effectuer cet ajout il vous faut passer par plusieurs étapes :
   1. Désigner un formateur «référent» par habilitation
   2. Compléter le tronc commun et les habilitations
   3. Modifier le nombre d’échelons (uniquement si nécessaire)
   4. Créer une (ou des) nouvelle(s) entité(s) associée(s)
   5. Ajouter la (ou les) entité(s) créée(s) aux habilitations
   6. Effectuer d’autres demandes de modifications (tronc commun ou habilitations)
   7. Transmettre la demande de modification à la Caisse instructrice (ou à la CNH, selon votre statut)

La procédure détaillée est décrite dans le mode d’emploi en ligne : Créer une nouvelle entité associée sur votre compte Forprev .

 5.3  Quand les champs de saisie sont grisés, comment faire pour modifier les données ?
Si les champs de saisie sont grisés dans les formulaires du tronc commun et des habilitations, c’est que vous avez déjà une demande en cours de modification ou déjà transmise à votre Caisse de rattachement.
Si vous souhaitez néanmoins modifier les informations de votre compte, 2 cas se présentent :
   - votre demande est en cours de modification mais non encore transmise à la Caisse : il suffit de cliquer sur le bouton [Supprimer les modifications] qui se trouve tout en bas du formulaire "tronc commun". Attention cependant : vous risquez de perdre des informations utiles que vous avez déjà saisies.
   - votre demande est déjà transmise à la Caisse (ou à la CNH) et son instruction n’a pas commencé : vous devez prendre contact avec la Caisse (ou la CNH) et demander que celle-ci vous retourne votre demande. Vous pourrez alors continuer à la modifier, puis la transmettre à nouveau.
Par contre, si l'instruction de votre demande a déjà commencé, il vous faudra attendre la fin du processus (la décision CNH) pour modifier votre compte Forprev.

 5.4  Je souhaite être habilité pour de nouvelles habilitations Forprev. Que dois-je faire ?
La demande d’une nouvelle habilitation entraîne une nouvelle instruction de votre dossier par le réseau Assurance maladie / INRS.
Pour créer une demande d’habilitation supplémentaire, il vous faut :
   1. Compléter le tronc commun
   2. Compléter toutes vos habilitations
   3. Cliquer sur le menu : «Habilitations > Demande d'habilitation supplémentaire»
   4. Renseigner les informations de l’habilitation
   5. Cliquer sur l'onglet "Visualiser avant envoi"
   6. Transmettre la demande à la Caisse de rattachement
   7. Transmettre par voie postale à la Caisse les documents demandés dans le "Cahier des charges - Dispositions générales" et le "Cahier des charges - Dispositions spécifiques à une habilitation", téléchargeables sur la Rubrique Formation du site www.inrs.fr.

La procédure détaillée est décrite dans le mode d’emploi en ligne : Créer une nouvelle habilitation sur votre compte Forprev

 5.5  Dans le cadre d’une demande supplémentaire, quelles pièces dois-je envoyer à la Caisse de rattachement ?
Les pièces obligatoires à fournir sont indiquées dans le "Cahier des charges - Dispositions générales" et le "Cahier des charges - Dispositions spécifiques à une habilitation".
La lecture de ces cahiers des charges, ainsi que la lecture du document de référence de l'habilitation sont des préalables indispensables à une demande d'habilitation.
Vous pouvez télécharger les cahiers des charges, présents dans la Rubrique Formation du site www.inrs.fr.



************************* RENOUVELLEMENT DES HABILITATIONS ***********************

 6.1  Je rencontre un problème pour renouveler mes habilitations Forprev
Le processus de renouvellement d'habilitation, sur Forprev, nécessite plusieurs étapes.
   1. Vous devez tout d’abord compléter tous les champs du tronc commun.
   2. Complétez ensuite tous les champs de vos habilitations, même celles qui ne sont pas soumises à renouvellement.
   3. Cliquez sur [Renouvellement] pour toutes les habilitations qui arrivent à échéance.
   4. Cliquer ensuite sur l'onglet "Visualiser avant envoi".
   5. Vérifiez que toutes l